Perguntas frequentes.
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A Westhetics é uma lawtech especializada em documentação clínica e prevenção jurídica para profissionais da estética e harmonização. Une tecnologia, design e conhecimento jurídico especializado para tornar a jornada documental mais segura, organizada e fluida.
Não. Enquanto sistemas de gestão organizam atividades administrativas e comerciais, a Westhetics concentra sua atuação na documentação clínica e no jurídico preventivo. Sua proposta é complementar a gestão da clínica com uma camada especializada de segurança documental.
É a documentação jurídica da sua clínica (contratos, TCLEs, anamneses, termos de imagem e de quitação) mantida sempre atualizada, em vez de ficar parada no tempo como um modelo pronto.
A cada dia, mudam decisões da Justiça, normas dos Conselhos profissionais e o conhecimento científico sobre riscos e intercorrências de cada procedimento. Um documento estático, feito uma vez e nunca mais revisado, vai ficando desatualizado sem que ninguém perceba, até o dia em que ele precisa proteger a clínica e não protege.
Na Westhetics, monitoramos continuamente o Judiciário e os Conselhos profissionais. Quando identificamos algo que afeta a proteção da clínica, como um novo entendimento dos tribunais, uma nova regra do Conselho ou um risco que passou a ser discutido, nossa equipe jurídica revisa e atualiza os documentos. Assim, cada novo atendimento já nasce com a versão mais segura.
Toda alteração passa pela aprovação da nossa equipe jurídica. A tecnologia monitora e identifica as mudanças, mas a decisão sobre o que entra no documento é sempre de um advogado responsável.
O modelo pronto é estático e genérico. Na Westhetics, os documentos são personalizados por paciente e atualizados continuamente pela equipe jurídica.
O advogado tradicional costuma entrar quando o problema já chegou. A Westhetics atua antes, em cada atendimento, para que a clínica tenha prova e previsibilidade.
Não. Por trás da tecnologia há advogados com registro na OAB, que respondem tecnicamente pelos documentos.
A Westhetics propõe uma atuação especializada e preventiva, integrada à rotina documental das clínicas de estética. A proposta não é simplesmente substituir o relacionamento jurídico existente, mas oferecer uma solução específica para as necessidades documentais desse segmento.
Não. A assinatura é uma etapa da jornada documental. O diferencial da Westhetics está na combinação entre documentação viva, tecnologia e especialização jurídica preventiva, indo além da coleta de assinaturas.
A Westhetics tem uma proposta diferente dos sistemas de gestão. A compatibilidade com as ferramentas utilizadas pela clínica e a possibilidade de integração devem ser verificadas conforme cada solução.
Ferramentas de inteligência artificial podem auxiliar na produção de textos, mas não substituem automaticamente a análise especializada das necessidades clínicas e jurídicas. A Westhetics reúne conhecimento específico do segmento e uma metodologia de documentação preventiva.
A solução é direcionada a profissionais e clínicas do segmento de estética e harmonização que desejam estruturar sua documentação e adotar uma abordagem preventiva. A adequação às necessidades de cada clínica pode ser avaliada em uma conversa com a equipe.
A proposta é tornar a etapa documental mais organizada, clara e fluida, integrando-a à experiência de atendimento da clínica. Assim, a documentação deixa de ser tratada apenas como burocracia e passa a fazer parte de uma jornada profissional e cuidadosa.
Entre em contato com nossa equipe para uma conversa sobre a realidade da sua clínica. A partir das necessidades identificadas, podemos apresentar como a metodologia e a solução da Westhetics se aplicam à sua operação.
FAQ — Sistema Westhetics
Perguntas frequentes sobre o uso do sistema, organizadas por área. Em cada resposta, "suporte" significa o canal oficial da Westhetics — quando esta página não cobrir o seu caso, é por lá.
Acessos de usuário
Mande no canal de atendimento o nome completo e o e-mail da pessoa. O time da Westhetics cria o usuário e devolve o login e uma senha temporária para o primeiro acesso. O site de acesso é
www.westhetics.com.br/login.Por padrão, todo usuário criado pelo time entra com perfil operacional. Se a pessoa precisar de visão administrativa (incluindo financeiro), avise no momento da solicitação.
A recomendação da Westhetics é um login por colaborador, por segurança e rastreabilidade — fica claro quem fez cada ação no sistema, e o desligamento de uma pessoa não exige trocar senha de todo mundo. Mesmo dentro da mesma função (recepção, comercial, agendamento), evite compartilhar credenciais. Se mais alguém precisar acessar, solicite um novo acesso.
Na grande maioria dos casos é um espaço em branco copiado junto com a senha. Repita o processo:
- Apague o que estiver nos campos.
- Copie o e-mail de uma mensagem separada e cole no campo de login.
- Copie a senha temporária de outra mensagem separada e cole no campo de senha.
- Tente o acesso.
Se ainda assim não entrar, peça ao suporte para reenviar uma senha nova. O time gera outra senha temporária e você tenta novamente o primeiro acesso.
Usuários administradores têm acesso à área financeira, além de tudo que o perfil operacional já vê. Em geral o perfil admin fica restrito aos sócios da clínica. Para promover um usuário a admin, solicite ao suporte com o e-mail do usuário e a justificativa.
Solicitações feitas diretamente pelo site precisam de aprovação manual do time da Westhetics, por segurança. Avise no canal de atendimento que há uma solicitação pendente — geralmente a liberação sai no mesmo expediente.
Envio para o paciente assinar
Depois de gerar o documento, clique em "Enviar todos os documentos". O sistema pede confirmação. Após o envio, aparece o símbolo ☑️ na frente dos documentos enviados e o paciente recebe o link de assinatura.
Na aba de assinaturas. Os documentos enviados ficam listados ali com o status atualizado. Quando o paciente assina, o status muda automaticamente.
O título do documento chega corretamente ao paciente — ele consegue identificar o que está recebendo. Ainda assim, a recomendação é sempre explicar pessoalmente ao paciente o que está sendo enviado e por que ele está assinando.
O sistema permite, mas a orientação da Westhetics é que documentos com assinatura do paciente — em especial termos de finalização, alta e satisfação — sejam coletados com o paciente presencialmente, durante o atendimento ou no último retorno. Isso reduz disputa sobre validade da assinatura no futuro.
Primeiro, verifique o número do WhatsApp e o e-mail cadastrados na ficha do paciente. Erro de cadastro é a causa mais comum. Se os dados estiverem corretos, peça ao paciente para procurar o link em mensagens recentes (pode estar em e-mail marcado como promocional ou em conversa de WhatsApp menos visível). Persistindo, abra um chamado no suporte para reenvio.
Na aba de assinaturas, localize o documento pendente. Use a opção enviar novamente para o mesmo paciente. Antes de reenviar, confirme com o paciente que o link anterior não foi acessado — reenvios criam novos vínculos e podem confundir quem já tem o original aberto.
Assinatura digital
O assinador digital utilizado pela Westhetics envia o link para o paciente e registra a assinatura quando um documento é enviado pelo sistema. Algumas dúvidas recorrentes:
Na aba de assinaturas você vê o status "documento aberto" ou "documento visualizado". Isso significa que o paciente recebeu e abriu o link, mas não concluiu a assinatura. Entre em contato com o paciente para concluir, ou reenvie se passou tempo suficiente.
Cada documento é tratado individualmente pelo assinador digital, mesmo quando enviados no mesmo lote. Verifique na aba de assinaturas quais estão pendentes, avise o paciente que ainda falta assinar X documentos, e reenvie se necessário.
Em casos raros há descompasso temporário entre o assinador digital e o painel do sistema. Confirme primeiro no próprio assinador digital se a assinatura foi de fato registrada. Se sim, abra um chamado no suporte com o nome do paciente e do documento — o time força a sincronização do status.
Você pode acessar o assinador digital utilizado pela Westhetics pelo navegador e fazer login com o e-mail jurídico cadastrado da clínica. Lá fica a lista completa de documentos enviados, pendentes e assinados — útil quando precisa assinar vários de uma vez ou consultar histórico.
Os links do assinador digital têm prazo de validade. Se expirou, basta reenviar o documento pelo sistema — um link novo é gerado para o paciente.
Plano de Tratamento
O caminho fica dentro da ficha do paciente, na seção Plano de Tratamento. Funciona tanto no computador quanto no celular.
- Abra a ficha do paciente.
- Vá em Plano de Tratamento.
- Selecione o tratamento ativo (vinculado ao contrato celebrado).
- Anexe as fotos no campo de produtos.
Se a ficha do paciente não mostrar a seção Plano de Tratamento, é porque ainda não existe contrato celebrado para esse paciente — gere o contrato primeiro.
Não. Cada Plano de Tratamento é gerado a partir de um contrato celebrado — o contrato é o que dispara a criação do plano vinculado. Exemplo: ao gerar o contrato de uma aplicação contratada, o sistema abre automaticamente o Plano de Tratamento correspondente, onde você registra fotos, lote do produto e evolução.
A regra existe para garantir que cada registro de tratamento esteja vinculado a um documento que comprove a contratação — informação não fica desconexa.
Sim, no mesmo Plano de Tratamento, no campo de evolução. A recomendação é manter um padrão: fotos com mesma iluminação, ângulo e enquadramento ao longo das sessões, para que o histórico fique útil em consultas futuras.
Geração e exclusão de documentos
Use a opção "Gerar documentos avulsos" quando o paciente não tem anamnese ou ficha completa no sistema. O fluxo:
- Crie a ficha do paciente no sistema, cadastrando os dados manualmente.
- Acesse Gerar documentos avulsos.
- Selecione o termo desejado (satisfação, alta, finalização, etc.).
- Gere o documento e envie para assinatura pelo fluxo normal.
Esse caminho serve para regularizar documentação de pacientes que terminaram tratamento antes de a clínica entrar no sistema, ou que fizeram parte do atendimento em outra plataforma.
Mande no canal de atendimento:
- Nome do procedimento (como você o oferece na clínica).
- Valor cobrado.
O time da Westhetics cadastra o termo no sistema. Depois é só atualizar a tela de geração de documento que o procedimento aparece na lista.
Quando um procedimento tem variantes clínicas relevantes — por exemplo, fios absorvíveis (reversível) versus fios não absorvíveis (definitiva) — cada variante tem um termo próprio, com descrição técnica adequada. Selecione o termo que corresponde ao procedimento que está sendo realizado.
Se você não tem certeza de qual variante está cadastrada para o seu caso, peça confirmação ao suporte antes de gerar o contrato.
A exclusão é feita pelo time da Westhetics. Mande no canal de atendimento:
- Nome do paciente.
- Confirmação de que o documento foi gerado em erro.
Em poucos minutos o documento some do sistema, e você pode gerar a versão correta. Não envie o contrato errado para a paciente assinar — aguarde a exclusão e gere o novo.
Sim. Avise o suporte qual paciente e qual dos documentos é o correto a manter. O time exclui o duplicado e a aba de assinaturas fica limpa.
Quando o documento já está assinado, a exclusão não é simples — o documento passa a ter validade jurídica registrada. Nesses casos, a Westhetics avalia o que pode ser feito: anular formalmente (com documento de anulação), gerar um aditivo, ou substituir com fluxo específico. Abra um chamado descrevendo a situação para o time orientar.
Não. Após a exclusão, você gera o documento correto normalmente. A diferença é que o registro do documento excluído não fica visível na ficha do paciente — só a versão final permanece.
Pacientes modelo (cursos e mentorias)
Quando a clínica realiza cursos, workshops ou mentorias com pacientes modelo (pacientes que recebem procedimento em condição diferenciada, normalmente em troca de exposição da técnica), a documentação tem particularidades. As perguntas mais frequentes:
Sim. O paciente modelo segue o mesmo formato de documentação do paciente regular — anamnese, TCLE específico do procedimento, e contrato com cláusula de paciente modelo quando aplicável. Não há fluxo paralelo: a documentação tem que refletir o que o paciente está contratando de fato.
Não. A orientação da Westhetics é firme: paciente modelo não pode ser forçado a aceitar termos diferentes do que um paciente regular aceitaria. A condição de "paciente modelo" é uma escolha do paciente. Cláusulas que existem (multa, taxa, política de desistência) seguem o padrão do contrato regular do procedimento.
Use o fluxo de taxa de agendamento, com documento avulso específico. Esse documento explicita que aquela taxa é referente à reserva da vaga no curso. Não emita esse pagamento como "antecipação de procedimento" — são naturezas diferentes, e tratar como antecipação cria conflito caso o paciente desista.
Antes de cadastrar a taxa, alinhe com o suporte: ele libera a documentação específica de paciente modelo para a sua clínica.
A regra do contrato vale para paciente modelo. Se há cláusula de multa por desistência (geralmente em torno de 30% sobre o valor contratado), a clínica pode reter esse percentual e devolve o restante. Se o pagamento foi feito como taxa de agendamento, a regra é a definida no próprio termo de taxa — costuma ser não reembolsável, mas confirme o que está cadastrado para o seu caso.
Em qualquer cenário, documente a desistência por escrito: mensagem do paciente confirmando, ou termo formal de desistência gerado pelo sistema.
Avise o suporte que sua clínica vai realizar um curso ou mentoria e que precisará da documentação de paciente modelo. O time libera no seu sistema os termos próprios desse fluxo (taxa de agendamento, autorização de uso de imagem específica para curso, contrato de paciente modelo) e explica como utilizá-los.
Forma de pagamento
Ao gerar o contrato, há campos para forma de pagamento (à vista, cartão, parcelado) e datas. As informações registradas vão pro documento como cláusula formal, então confirme os dados antes de gerar.
Se a forma de pagamento mudou depois de o contrato ter sido gerado mas antes de ele ser assinado pelo paciente, peça exclusão do documento gerado e gere outro novo com a forma de pagamento atualizada. Editar o contrato após gerado não é suportado — a integridade do documento depende dele ser gerado de uma vez só.
Há duas formas de tratar:
- Contrato único com cláusula de parcelamento — explicita o valor total contratado, a entrada paga na assinatura e a data prevista de quitação do saldo. Útil quando o paciente já se comprometeu com o tratamento integral.
- Documentos separados — termo de antecipação para a entrada (com valor pago e referência ao procedimento futuro) + contrato do procedimento gerado quando o paciente quitar e for executar. Útil quando a quitação não é imediata e há risco real de desistência.
A escolha entre os dois depende do caso. Consulte o suporte quando estiver em dúvida — o time costuma indicar o caminho mais alinhado à situação.
A política da clínica precisa estar refletida em cláusula contratual. Se há cláusula de multa por desistência, a clínica retém o percentual previsto e devolve o restante. Se o pagamento foi taxa de agendamento (não reembolsável), o valor não é devolvido.
Em qualquer caso, gere um termo de desistência formal no sistema e arquive a comunicação do paciente. A documentação protege a clínica em caso de questionamento posterior.
Após o contrato assinado, mudança de forma de pagamento é tratada como aditivo contratual. Abra um chamado no suporte explicando a situação — o time gera o aditivo, que é assinado pelo paciente em adição ao contrato original.
Marca e identidade visual nos documentos
A customização visual dos documentos é feita pelo time da Westhetics na fase de implementação ou em ajuste pontual. Você envia:
- Logo da clínica em formato vetorial (
.svg,.pdf) ou alta resolução (.pngfundo transparente). - Carteirinha de registro do profissional responsável (CRO, CRM, etc.).
- Lista de procedimentos que a clínica oferece, com valores.
- E-mail jurídico criado especificamente para a clínica (ex:
juridico@nomedaclinica.com).
Com esse material, o time configura os modelos de documento com a identidade da clínica. Depois disso, todo TCLE, contrato e termo gerado já sai com o layout personalizado.
- Logo da clínica em formato vetorial (
Sim. Avise no canal de atendimento e mande o novo arquivo de logo. O time atualiza nos modelos. Documentos já gerados não são reprocessados retroativamente — só novos documentos saem com o logo atualizado.
Sim, é configurável. Solicite ao suporte e descreva o que quer (texto fixo, padrão visual). O time avalia e implementa quando for compatível com a estrutura do documento.
Aditivos e intercorrências
Aditivo é um documento extra gerado durante o tratamento para registrar algo que não estava previsto no contrato original. Casos típicos:
- Mudança de procedimento ou produto durante o tratamento.
- Procedimento adicional contratado depois.
- Autorização ou retirada de uso de imagem.
- Intercorrência clínica que exige documentação formal.
- Mudança de forma de pagamento após contrato assinado.
O aditivo fica vinculado ao contrato original e o paciente assina como assinou o contrato — pelo fluxo do assinador digital.
Use a opção de gerar documento avulso dentro da ficha do paciente. Selecione o termo de intercorrência apropriado. Descreva o que aconteceu com clareza (sem juízo de valor) e gere o documento para assinatura. O termo de intercorrência protege a clínica registrando formalmente o evento e a conduta tomada.
Sim. Esse é um caso clássico de documento avulso de intercorrência ou de procedimento corretivo. O termo registra que o procedimento atual está sendo executado para corrigir resultado anterior aplicado por outra origem. Isso protege a clínica em caso de questionamento futuro do paciente sobre o resultado.
A retirada de autorização deve ser registrada formalmente. Gere um termo de revogação de autorização de uso de imagem (documento avulso) e colete a assinatura do paciente. A partir do registro, a clínica não pode usar imagens do paciente em divulgação, redes sociais ou materiais comerciais.
Se o paciente está em processo judicial ou administrativo que justifica a retirada (LGPD, direito à imagem), o registro é especialmente importante. Mantenha o documento arquivado.
Na ficha do paciente, no campo correspondente. Importante: o paciente é quem marca essa opção no formulário de anamnese. Se você está vendo na ficha "não autoriza uso de imagem" e não lembra do paciente ter optado por isso, abra um chamado no suporte — pode ser inconsistência do cadastro que precisa ser verificada.
Anamnese
A customização de perguntas é feita pelo time da Westhetics. Mande no canal de atendimento:
- Print da pergunta atual.
- Texto novo desejado (e, se houver alternativas, a lista completa de opções).
O ajuste costuma sair no mesmo dia. Você não precisa reenviar links de anamnese para pacientes — a próxima anamnese aberta já vem com a versão atualizada.
Não. Esse filtro automático não está disponível hoje. O fluxo recomendado para perguntas que não se aplicam a determinado sexo (ex: data da última menstruação, gestação atual) é que o paciente marque "não se aplica" ao preencher.
Antes de pedir para a paciente preencher de novo, abra o caso no canal de atendimento informando o nome completo da paciente. Há dois cenários possíveis:
- Falta uma informação obrigatória — o sistema bloqueia o envio se algum campo do formulário ficou vazio. Confirme com a paciente que todos os campos foram preenchidos.
- A anamnese foi preenchida mas não chegou ao sistema — geralmente por inconsistência no aparelho da paciente no momento do envio. Nesse caso o time da Westhetics consegue recuperar a anamnese internamente, sem precisar de novo preenchimento.
Importante: não solicite reenvio antes de checar com o suporte. Na maioria das vezes os dados já estão na base e só precisam ser tornados visíveis na ficha da paciente.
Nomenclatura técnica no contrato e no TCLE
A diferença pode aparecer quando o cadastro inicial da clínica usou nome comercial no contrato e nome técnico no TCLE. A orientação atual da Westhetics é padronizar tudo no nome técnico (ex: "blefaroplastia" em vez de "lifting de pálpebra") em ambos os documentos.
A razão é blindagem jurídica: toda a documentação fala a mesma língua, o que protege a clínica em qualquer cenário de disputa ou questionamento técnico.
Se a sua clínica está com nomenclaturas diferentes entre contrato e TCLE, peça ao suporte para alinhar — o ajuste é feito no cadastro do procedimento e no modelo de TCLE de uma vez só. Toda nova geração já sai padronizada.
Quando consultar o suporte
Em geral, recorra ao suporte quando:
- O sistema apresentar mensagem de erro que não some depois de seguir as orientações acima.
- For necessária criação, exclusão ou alteração de cadastro (procedimento, termo, usuário, ficha).
- Houver suspeita de dado da paciente não registrado (anamnese, contrato).
- A dúvida envolver decisão jurídica ou clínica — essas não estão neste FAQ por princípio. Fale com sua assessoria especializada ou registre o caso para o suporte avaliar.
O canal oficial para suporte está fixado no grupo de atendimento da sua clínica.